MANAJEMEN OPERASI PADA BISNIS BAJU KOKO

BAB III

MANAJEMEN OPERASI PADA BISNIS

BAJU KOKO “AL KAUTSAR”

3.1. PERENCANAAN

Baju koko Al Kautsar merupakan industri rumahan yang memproduksi baju koko untuk ukuran anak - anak sampai ukuran dewasa. Industri rumahan ini dimulai sejak tahun 1999.

1.      Penentuan strategi operasional

Strategi operasional merupakan sebuah komitmen terhadap seluruh aktivitas yang telah direncanakan ataupun yang berada di lingkup perusahaan, yaitu dengan memaksimalkan sebaik mungin semua sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Saat ini sumber daya manusia yang dimiliki baju koko AL Kautsar sebanyak 15 orang, 2 orang operator setrika, 1 orang operator mesin obras, 2 orang tukang potong, 6 orang operator mesin jahit, 1 orang operator mesin bordir, dan 3 orang pekerja borongan ( termasuk operator mesin kancing)

Strategi operasional baju koko Al Kautsar:

a.       Strategi produksi dengan biaya produksi yang rendah untuk menghasilkan  produk dengan harga yang terjangkau.

b.      Strategi inovasi terhadap produk dan pengenalan produk baru untuk memenuhi kebutuhan dan selera konsumen. Produsen baju koko Al Kautsar selalu berganti model setiap tahunnya. Misalnya ganti model pada bordirnya atau ganti motif kainnya.

2.      Penentuan Lokasi Pabrik

           Bisnis baju koko dengan merk Al Kautsar bertempat di Jl Hordenasan Rt 01/03 Baluwarti  Surakarta dan sekarang bisnis konveksi ini juga bertempat di Jati Baru, Cemani Sukoharjo. Pemilihan lokasi yang pertama dengan pertimbangan dekat dengan  Pasar Klewer dan Pasar Beteng. Sedangkan pemilihan lokasi yang kedua karena berdekatan dengan Pondok Pesantren dan terdapat beberapa toko baju Muslim di sekitarnya.

3.      Pengembangan Produk

Maksud dan tujuan usaha  ini adalah untuk memenuhi kebutuhan baju koko bagi konsumen  untuk wilayah  solo dan sekitarnya disamping sebagai mata pencaharian bagi pemilik.

Hasil Produksi dari usaha ini antara lain:

                         a.            Membuat baju koko ukuran anak dan dewasa ( M, L, LL, XL)

                        b.            Memasarkan produk tersebut di karesidenan Surakarta, Jogja, Jawa Timur, dan Nusa Tenggara Barat.

Pendistribusian dari usaha ini dilakukan secara langsung oleh pemiliknya dengan sistim penjualan baik grosir maupun eceran. Selain melakukan pemasaran, bisnis konveksi ini juga menerima pesanan, misalnya untuk seagam pengajian, seragam TPA, dan lain – lain.

Adapun model baju koko ada beraneka ragam, diantaranya baju koko lengan pendek, baju koko lengan panjang, baju koko tanpa kerah dan lain – lain.

4.      Penentuan Lay-out

Rancangan (Design) menunjukan ukuran dan struktur pabrik atau kantor. Tata letak (Layout) adalah pengaturan mesin dan perlengkapan didalam pabrik atau kantor. Yang dimaksud pabrik atau rumah produksi merupakan tempat dimana kegiatan produksi dijalankan.

      Rumah produksi Al Kautsar yang bertempat di Baluwarti tersedia 3 mesin jahit, 1 mesin obras, 1 buah setrika dan 2 mesin pemotong kain. Kain diletakkan di ruang tamu. Adapun ruang kerja bertempat di ruang tengah ( ruang keluarga). Sedangkan rumah produksi Al Kautsar yang bertempat di Cemani tersedia 1 unit mesin bordir komputer, 1 buah setrika uap dan 2 buah mesin jahit. Adapun proses pengerjaan yang dilakukan di Cemani antara lain bordir, setrika dan pengemasan. Adapun gudang ada di lantai dua.

      Rancangan sistem produksi menyangkut bagaimana proses konveksi dalam sistem produksi dilakukan. Adapun proses pembuatan baju koko dimulai dari pemotongan kain menurut pola, dibordir, disetrika kerah dan sakunya, dijahit, diobras, diberi lubang kancing, diberi kancing, disetrika, pengemasan, kemudian disimpan di gudang.

5.      Penentuan Standar Kerja

Standar kerja minimal berisi dua jenis informasi dasar tentang apa yang harus dilakukan dan seberapa baik harus melakukannya.

Berikut ini akan diuraikan tugas pokok, tanggung jawab dan wewenang dari bagian-bagian yang ada dalam stuktur organisasi Usaha konveksi Baju Koko Al Kautsar :

a.       Kepala (Owner)

1)      Merupakan pimpinan tertinggi dalam stuktur organisasi dan dalam tugas sehari-hari di bantu oleh para staf.

2)      Kepala (Owner) bertanggung jawab secara keseluruhan di usaha Konveksi.

b.      Bagian Disrtibusi dan Pemasaran

1)      Menentukan harga yang paling  menguntungkan

2)      Menentukan nilai lebih pada setiap produk

3)      Melakukan pengiriman produk dari gudang ke kios - kios di pasar klewer, toko toko baju Muslim di Jogja dan NTT.

4)      Menyiapkan iklan penjualan.

5)      Menawarkan produk kepada konsumen.

c.       Bagian Gudang dan Pembelanjaan

1)      Mencatat mutasi persediaan bahan baku dan bahan pembantu yang meliputi penerimaan dari pemasok  dan pemakaian Bahan Baku dan bahan pembantu dalam kartu pesediaan bahan baku dan kartu persediaan bahan pembantu.

2)      Melakukan Order Pembelian bahan baku dan bahan pembantu apabila persediaan sudah mencapai batas yang ditentukan

d.      Bagian Gudang Barang Jadi

1)      Mencatat semua penerimaan barang jadi dari bagian produksi dalam kartu persediaan barang jadi

2)      Mencatat semua pengeluaran barang jadi setelah menerima order dari bagian penjualan dalam kartu persediaan barang jadi

e.       Bagian Keuangan

1)      Mencatat semua semua penerimaan uang tunai dalam buku kas berdasarkan bukti kas masuk

2)      Mencatat semua pengeluaran uang tunai berdasarkan bukti kas keluar dalam buku kas

f.       Bagian Gaji dan Upah

1)      Mengalokasikan Dana Gaji dan upah  untuk semua karyawan

2)      Berdasarkan Daftar Gaji Dan Upah membayar gaji dan upah untuk semua Karyawan

g.      Bagian Administrasi dan Umum

1)      Mencatat surat masuk dan mengarsipkan

2)      Mencatat surat keluar dan mengarsipkan

h.      Bagian Design

1)      Melakukan desaign grafis bentukan gambar (model )yang akan di buat.

2)      Selalu mengadakan inovasi produk untuk memenuhi kebutuhan konsumen

i.        Bagian produksi

1)      Bertanggung jawab terhadap mutu dan kualitas barang

2)      Mengadakan Pengawasan terhadap seluruh proses produksi

j.        Finishing

1)      Membuang benang kasar.

2)      Membuang benang halus

3)      Menggosok.

4)      Mengemas

3.2. PELAKSANAAN PRODUKSI

1.      Pengadaan  Bahan Baku

a.       Kain

Bahan utama untuk membuat Mukena  adalah kain. Kain yang digunakan ntuk membuat mukena terdiri  dari kain polos yang beraneka warna dan kain bermotif, dan motif kain desesuaikan dengan produk yang akan diproses, untuk mukena ukuran anak anak biasanya menggunakan kain bermotif yang sesuai dengan dunia anak anak dengan warna yang kuat. Untuk mukena ukuran dewasa biasanya menggunakan motif  dan warna yang soft, jenis jenis kain yang digunakan sebagai bahan baku mukena antara lain :

1)      Satin Jepang

Ciri – ciri: dingin saat dipakai, lembut, warna yang kuat dan motif yang terbatas karena bahan ini impor.

2)      Bahan Twill ( Canon)

Dikenal dengan sebutan katun China. Katun Twill kualitas bagus hampir sama dengan katun Jepang.

3)      Bahan Dobby

Katun jenis ini mengandung satin sehingga tampak berkilau dan menimbulkan kesan mewah. Umumnya berwarna polos seperti putih atau gold.

4)      Katun Rayon

Teksturnya sedikit licin dan jatuh, bahan terasa dingin (adem) dan mudah menyerap keringat sehingga nyaman dipakai diberbagai kondisi dan cuaca. Tetapi katun rayon juga mudah kusut.

5)      Katun Bangkok

Tekstur agak sedikit kasar, lebih tipis dari katun biasa, sehingga kadang ada beberapa jenis katun bangkok yang menerawang.

6)      Katun Doby

Kain tenun doby biasa disebut kain tenun timbul, kain tenun doby dihasilkan melalui pola yang dibuat pada sebuah susunan kayu selebar 2 cm x 20 cm. Kayu – kayu tersebut disusun hingga puluhan jumlahnya. Tiap kayu memiliki 16 titik yang ditutup besi semacam paku sesuai motif yang diinginkan. Fungsinya sama dengan pola kain strimin.

b.      Bahan Pembantu

Bahan Pembantu terdiri dari :

1.      Benang

2.      Kancing

3.      Benang obras

4.      Benang Bordir

5.      Kain kras

2.      Pengaturan Proses Produksi

Langkah langkah dalam proses produksi  mukena :

a.       Membuat desain atau sketsa. Dari sketsa kemudian dibuat pola.

b.      Menentukan berapa jumlah bahan baku dan bahan pembantu yang diperlukan untuk membuat satu baju koko.

c.       Cutting. Adalah proses pemotongan kain  dengan menggunakan mesin potong (cutting machine).

d.      Sewing/ Assembling adalah proses penjahitan. Pada usaha konveksi baju koko ini proses penjahitan dilakukan di rumah masing – masing penjahitnya. Meskipun dilakukan di rumah  penjahit, pengawasan mutu tetap dilakukan. Apabila terjadi penurunan kualitas jahitan, maka penjahit akan mendapat teguran.

e.       Inspeksi. Setelah proses penjahitan selesai, proses selanjutnya adalah inspeksi. Dalam proses ini hasil jahitan akan diseleksi oleh Quality control. Jahitan yang terbuka, teknik jahitan yang salah, benang yang tidak cocok, dan benang yang kusut dapat mempengaruhi kualitas produk. Oleh sebab itu sebelum diedarkan baju akan diseleksi terlebih dahulu.

f.       Pressing/ Finishing. Pada proses ini, seorang operator akan menggerakkan setrika uap untuk merapihkan Mukena yang mengkerut sehingga Mukena akan terlihat lebih rapi.

g.      Packing. Packing adalah proses terakhir dimana semua produk dipacking sesuai ukuran, design, dan warna .

3.      Pemeliharaan dan penggantian mesin jahit

Seperti halnya mesin mobil atau motor, mesin jahit juga harus dirawat. Berikut ini langkah – langkah dalam pemeliharaan mesin jahit agar awet dan tidak cepat rusak:

a.       Setelah selesai  menjahit, mesin jahit dibersihkan dari sisa – sisa benang atau potongan kain, Selain bermanfaat agar mesin tetap bersih, sisa – sisa potongan kain dan benang bisa menggangu kesehatan/ pernapasan . khususnya bagi anak – anak.

b.      Mesin jahit terdiri dari bagian – bagian yang sering bergerak dan saling bergesekan, untuk mencegah aus, mesin diberi minyak khusus mesin jahit. Khusus mesin jahit multifungsi, biasanya ada tombol/ knop yang bisa diputar – putar untuk memilih model jahitan. Gigi – gikinya perlu diolesi gemuk/vaseline supaya tidak cepat aus

c.       Untuk komponen suku cadang mesin jahit biasanya jarang sekali rusak, tetapi jika sudah saatnya diganti, maka harus segera diganti/ di servis. Misalnya pisau mesin obras yang sudah tumpul, atau karet dinamo yang sudah getas (pecah – pecah) dan mesin  dinamo yang sudah lemah. Bila tidak cepat diganti, akan mempengaruhi kualits jahitan mesin tersebut, misalnya potongan obras yang tidak bagus.

Selain merawat mesin jahit, alat bantu jahit juga perlu dirawat. Berikut ini cara merawat alat bantu jahit:

a.       Gunting – gunting harus dijaga tetap kering dan sewaktu – waktu diminyaki pada skrupnya. Hendaknya disimpan dalam kotak dan usahakan jangan sampai jatuh atau digunakan untuk menggunting selain kain. Jika gunting mulai tumpul harus diasah agar tajam kembali.

b.      Alat – alat kecil seperti sepatu mesin, mur, sekoci dan spul diletakkan dalam kotak kecil atau pada laci mesin, , untuk memudahkan mencari ketika akan mempergunakannya.

c.       Alat ukur atau mistar digantung di dekat dinding dekat meja potong.

d.      Pita ukuran dilipat kemudian dimasukkan ke dalam kotak atau digantung didinding bersama mistar dan alat ukur lainnya.

e.       Kotak jahitan sangat diperlukan untuk menyimpan segala perlengkapan jahitan, seperti jarum, dsb.

f.       Agar nampak rapi dan tidak mudah terkena debu boneka jahit atau dressform diletakkan di sudut ruangan dan ditutupi dengan selubung kain.

g.      Pada umumnya perlengkapan menjahit dibersihkan secara teratur dan disimpan rapi dalam kotak atau laci mesin jahit, semuanya di ruang menjahit agar mudah mencari ketika alat – alat akan dipergunakan.

4.      Perbaikan lingkungan kerja

Setiap perusahaan pasti mengharapkan suatu lingkungan kerja yang selalu bersih, rapi dan sehat, Setiap individu yang berperan  mempunyai konsistensi dan disiplin diri, sehingga mampu mendukung terciptanya efisiensi dan produktifitas yang tinggi di perusahaan. Namun pada kenyataanya kondisi ini sulit terjadi. Banyak perusahaan yang sering kali mengeluh begitu sulit dan banyak membuang waktu hanya untuk mencari data dan atau sarana yang lupa penempatannya. Tidak hanya itu, seringkali kita kurang nyaman dengan kondisi berkas kerja yang berantakan dan tidak jarang memicu kondisi emosional kita.

Beberapa permasalahan tersebut di atas, dapat kita atasi dengan melakukan program 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin). 5R merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, dan tertib, maka kemudahan bekerja perorangan dapat diciptakan. Dan dengan demikian 4 bidang sasaran pokok industri, yaitu efisiensi, produktivitas, kualitas, dan keselamatan kerja dapat lebih mudah dicapai.                                   

Ringkas. Prinsip ringkas adalah memishkan segala sesuatu yang diperlukan dan   menyingkirkan yang tida diperlukan dari tempat kerja.

Rapi. Prinsip rapi adalah menyimpan barang sesuai dengan tempatnya. Kerapian adalah hal mengenai sebagai mana cepat kita meletakkan barang dan mendapatkannya kembali pada saat diperlukan dengan mudah.

Resik. Prinsip resik adalah membersihkan tempat/ lingkungan kerja, mesin/ peralatan dan barang – barang agar tidak terdapat debu dan kotoran.

Rawat. Prinsip rawat adalah mempertahankan hasil yang telah dicapai pada 3R sebelumnya.

Rajin. Prinsip rajin adalah terciptanya kebiasaan pribadi karyawan untuk menjaga dan meningkatkan apa yang sudah dicapai.

5.      Perbaikan kesejahteraan pekerja

Menurut Andre. F. Sikulu menyatakan bahwa kesejahteraan karyawan adalah balas jasa yang diterima oleh pekerja dalam bentuk selain upah atau gaji langsung. Pentingnya kesejahteraan karyawan adalah untuk mempertahankan karyawan agar tidak pindah ke perusahaan lain, meningkatkan motivasi, dan semangat kerja, dan meningkatkan sikap loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

Adapun perbaikan kesejahteraan pekerja yang diterapkan oleh owner bisnis baju koko Al Kautsar  adalah pemberian THR (Tunjangan Hari Raya) di setiap menjelang Hari Raya Idul Fitri.

3.3. Pengawasan

             Setiap perusahaan atau bisnis apapun tentu perlu yang namanya pengawasan.  Pengawasan ini untuk menghindari hal – hal yang tidak diharapkan, misalnya penggunaan bahan yang berlebihan, dan tidak termasuk dalam perencanaan produksi. Pengawasan yang dilakukan “Al Kautsar” meliputi keuangan, penggunaan bahan baku, penggunaan  tenaga kerja dan peralatan serta perlengkapan produksi. Selain itu dilakukan juga pengawasan terhadap kinerja sumber daya manusianya. Pengawasan tersebut dimaksudkan untuk efisiensi bahan baku dan tenaga kerja agar biaya bisa diminimalkan dan menghasilkan barang yang berkualitas.

3.4. Mutu Produk

            Yang dimaksud dengan   Mutu adalah:

1.      Totalitas bentuk dan karakteristik barang atau jasa yang menunjukkan  kemampuannya untuk memuaskan kebutuhan – kebutuhan yang tampak jelas maupun tersembunyi ( American Society for Quality Control )

2.      Kemampuan pemuasan kebutuhan yang lebih baik, bentuk produk yang lebih menarik dan kelebihan lainnya ( Pemasar )

3.      Keharusan menyesuaikan dengan standar yang berlaku secara lebih baik berdasarkan ukuran obyektif ( manajemen operasi)

Untuk menjaga mutu produk baik dari kepuasan pelanggan, dari pemasar dan berdasarkan manajemen operasi perusahaan ini sebaiknya menggunakan standar mutu  ISO 14000 yaitu mengenai lingkungan  , karena pembuatan kain sedikit banyak akan mencemari lingkungan,  sedangkan untuk menambah kepercayaan pelanggan akan lebih dipatenkan dengan menggunakan standar Nasional Indonesia SNI.

3.5.WAKTU PELAKSANAAN PROSES PRODUKSI

Dalam proses pembuatan baju koko tentunya memerlukan waktu dan jadwal yang harus diprogram agar hasilnya memuaskan sesuai dengan harapan pelanggan.

Minggu ke
1	2	3	4	5
Menyiapkan bahan/ kain sesuai warna dan motifnya	Membuat pola sesuai ukuran  dan menjahitnya baik sesuai pesanan atau sesuai selera pasar.	Menjahit kain yang sudah dipotong sesuai dengan pola yang sudah dibuat sampai dengan finishing	Pengepakan dan labeling sesuai ukuran atau pesanan. .	Baju koko siap di pasarkan dan didistribusikan kepada konsumen.

3.6.PENJADWALAN METODE RUN OUT TIME (ROT)

Aktivitas   penjadwalan   dalam   proses   produksi,   berkaitan   dengan pertanyaan:

ü  Kapan sebuah aktivitas akan/harus dimulai dan diselesaikan ?

ü  Dimana sebuah aktivitas akan dikerjakan ?

ü  Siapa/bagian apa yang akan mengerjakan aktivitas tersebut ?

Penjadwalan merupakan masalah alokasi sumber daya:

ü  Waktu

ü  Mesin

ü  SDM

ü  Bahan, dll

\